Σε ένα διαδικτυακό σεμινάριο που πραγματοποιήθηκε την 1η Δεκεμβρίου 2022Ιδρυτής & Διευθύνων Σύμβουλος της Whizible Vishwas Mahajan ανέλυσε το Μοντέλο Χρόνου και Υλικού που υιοθετήθηκε από τους περισσότερους οργανισμούς επαγγελματικών υπηρεσιών (PSOs) για να εξηγήσει την προέλευση των εσόδων και τη διαρροή κερδοφορίας. Τα βασικά μηνύματα από αυτό το διαδικτυακό σεμινάριο συνοψίζονται σε αυτό το άρθρο.
Οι οργανισμοί γνώσης ή οι οργανισμοί επαγγελματικών υπηρεσιών (PSO) συνήθως δημιουργούν έσοδα από την πώληση εξειδικευμένων υπηρεσιών. Για αυτούς τους οργανισμούς – που μπορούν να προσφέρουν υπηρεσίες πληροφορικής ή μηχανικής, αλλά μπορούν κάλλιστα να είναι αρχιτεκτονικές ή νομικές εταιρείες – οι δεξιότητες και ο χρόνος (ώρες) των υπαλλήλων τους είναι τα κρίσιμα στοιχεία απογραφής. Μέσα σε ένα πεπερασμένο χρονικό διάστημα, οι εργαζόμενοι ασχολούνται με τους πελάτες σε έργα ή παραδόσεις και τους μετατρέπουν στα επιθυμητά αποτελέσματα ή παραδοτέα. Ο χρόνος για τον οποίο είναι διαθέσιμοι αυτοί οι εργαζόμενοι εξαρτάται από τη γραμμή εργασίας τους και οι ΥΔΥ επιβαρύνονται με το κόστος αυτού του χρόνου για να κερδίσουν τα έσοδα για την εργασία που έχουν κάνει. Το παρακάτω διάγραμμα απεικονίζει τις διάφορες συνθέσεις που χρησιμοποιούνται για την περιγραφή του επιχειρηματικού μοντέλου των ΥΔΥ – που κυμαίνονται από ταλέντο να εκτιμάς προς την κόστος σε μετρητά.
Η ανάλυση του επιχειρηματικού μοντέλου μιας ΥΔΥ είναι ζωτικής σημασίας για τον εντοπισμό των βασικών σημείων που πρέπει να λάβει υπόψη της η εταιρεία όταν αλλάζει την τροχιά της. Ενώ υπάρχουν πολλές αποχρώσεις σε ένα τέτοιο επιχειρηματικό μοντέλο, σε γενικό επίπεδο, μπορεί να περιγραφεί ως μία από τις δύο παραλλαγές.
- Το μοντέλο σταθερής τιμής: Εδώ, ο πελάτης πληρώνει αυτά τα PSO για συγκεκριμένα παραδοτέα, αφού λάβει αυτά τα παραδοτέα.
- Το μοντέλο χρόνου και υλικού (T&M).: Ο πελάτης δεσμεύει την ΥΔΥ – και τους υπαλλήλους της που διαθέτουν εξειδικευμένες δεξιότητες – για να αποκτήσουν τα επιθυμητά παραδοτέα. Οι υπάλληλοι του PSO αμείβονται αποτελεσματικά για το χρόνο που συνεισφέρουν στην ανάπτυξη των παραδοτέων.
Το νούμερο ένα στοιχείο κόστους για τις ΥΔΥ είναι το κόστος προσωπικού, το οποίο μερικές φορές μπορεί να αντιπροσωπεύει έως και το 50-70% των εσόδων της εταιρείας. Επιπλέον, αυτό το κόστος έχει χαμηλή μεταβλητότητα και οι εταιρείες καταλήγουν να δεσμεύονται σε αυτό το κόστος ανεξάρτητα από τα επιχειρηματικά τους αποτελέσματα. Αντίστοιχα, η αύξηση της κορυφαίας γραμμής – των εσόδων τους – είναι ο μοναδικός μοχλός για την αύξηση της κερδοφορίας τους. Για να το θέσουμε διαφορετικά, η αποτελεσματικότητα των ΥΔΥ στη μετατροπή του αποθέματός τους σε χρόνο δεξιοτήτων σε αξία πελάτη είναι ο βασικός λειτουργικός τους μοχλός. Για να κατανοήσετε τον αντίκτυπο αυτού του οδηγού, εξετάστε ένα απλό παράδειγμα όπου μια ΥΔΥ μπορεί να στελεχώσει 100 υπαλλήλους σε ένα έργο που κερδίζει την επιχείρηση 200 $ την ώρα, αλλά ο μισθός των εργαζομένων είναι 100 $ την ώρα.
Στο ιδανικό σενάριο, το PSO θα χρησιμοποιούσε τις δεξιότητες και των 100 εργαζομένων και θα αποφέρει έσοδα 20.000 $ ανά ώρα με περιθώριο μικτού κέρδους 50% (μετά την αφαίρεση των μισθών των εργαζομένων). Ωστόσο, εάν μόνο 85 εργαζόμενοι στελεχώνονται στο έργο και 15 «παγκώνονται» για οποιονδήποτε λόγο, τα έσοδα ανά ώρα της εταιρείας πέφτουν στα $17.000, ενώ το περιθώριο κέρδους πέφτει στο 41%. Σε σύγκριση με το ιδανικό σενάριο, αυτή η κατάσταση αντιπροσωπεύει μια «διαρροή» εσόδων της τάξης του 15%, αλλά η αντίστοιχη διαρροή κερδοφορίας είναι 30%. Οι υπολογισμοί για αυτές τις διαρροές φαίνονται παρακάτω.
- Διαρροή εσόδων = [(Revenues from employees available) – (Revenue from employees allocated to a project)]*100 / (Έσοδα από υπαλλήλους διαθέσιμα)
- Διαρροή κερδοφορίας = [(Profitability from employees available) – (Profitability from employees allocated to a project)]*100 / (Κερδοφορία από υπαλλήλους διαθέσιμη)
Επιπλέον, ακόμη και οι 85 υπάλληλοι που στελεχώνονται στο έργο στο παράδειγμά μας μπορεί να εργάζονται μόνο στο 80% του χρόνου, κάτι που οι ΥΔΥ συνήθως θεωρούν ως προγραμματισμένη εργασία. Οι καθιερωμένες ΥΔΥ αναφέρουν επίσης τη χρήση των πόρων τους ως βασικό δείκτη της κερδοφορίας τους. Επίσης, η πραγματική εργασία είναι πιθανόν περίπου το 80% της προγραμματισμένης εργασίας, από την οποία μόνο το 90% χρεώνεται στον πελάτη. Το καθαρό αποτέλεσμα είναι ότι το PSO μπορεί να καταλήξει να διαρρέει όλα τα κέρδη του και ακόμη και να επιβαρύνει περισσότερο το κόστος των εργαζομένων από τα έσοδα που προέρχονται από το έργο, όπως φαίνεται στο παρακάτω διάγραμμα.
Σε μια τέτοια κατάσταση, οι ΥΔΥ πρέπει να προσδιορίζουν την ακριβή χρήση των πόρων σε κάθε στάδιο και να προβλέψουν ανάλογα τα έσοδα και την κερδοφορία. Κάτι τέτοιο θα τους επιτρέψει να λάβουν έγκαιρα διορθωτικά μέτρα και να αποτρέψουν τη διαρροή κερδοφορίας, αλλά απαιτεί τόσο πειθαρχία όσο και κατάλληλο εργαλείο για να αναχαιτιστεί η υποχρησιμοποίηση των ταλέντων.
Στο Whizible, έχουμε παρατηρήσει ότι οι οργανισμοί έχουν πολλαπλές «πηγές αλήθειας» – βασισμένες σε διαφορετικά εργαλεία όπως το Excel ή τα φύλλα Google – που καθοδηγούν τις λειτουργίες τους. Προσφέρουμε στους πελάτες μας ένα ολοκληρωμένο σύνολο εργαλείων που μπορεί να βοηθήσει στη μεγιστοποίηση, παρακολούθηση και βελτιστοποίηση του χρόνου χρήσης των πόρων και, ως εκ τούτου, στη βελτίωση της κερδοφορίας. Για αρχή, δοκιμάστε το δωρεάν μοντέλο Excel για την αξιολόγηση του αντίκτυπου της χρήσης πόρων στην κερδοφορία σας.
Το Whizible επιτρέπει στους ΥΔΥ να μετατοπίζουν την τροχιά τους από κακή ορατότητα κατά την κατανομή σε αυτοματοποιημένες αναφορές χρήσης πόρων σε πραγματικό χρόνο.
